Auteur: Anna-Marie Dobbelstein

The Moscow Mayor signed a Decree ordering companies to transfer at least 30% of their employees to remote work.

Please be informed that starting from October 5 to October 28, 2020 employers are obliged to transfer to remote working mode not less than 30 % of their employees, as well as all employees over 65 years old and those with chronic diseases.

From October 12 employers shall submit weekly information about their employees (or executors under civil law contracts) transferred to remote work to the Moscow Government. In addition to the number of transferred employees, their mobile phone and car license plate have to be reported (Decree of the Mayor of Moscow dd October 6, 2020 № 97-UM).

Non-compliance can lead to a fine of up to 300.000 rubles (appr. 3,275 euro)

Juralink offers assistance with fulfilment of this new requirement.  Please contact us if you need our help.

Bereid u goed voor, eer u werknemers (gedeeltelijk) laat terugkeren naar uw Russische kantoor. U dient zich te houden aan de voorschriften van de Russische overheidsinstanties en sanitaire inspectie met betrekking tot documentatie, procedures en aanwezige middelen. De autoriteiten nemen strikte maatregelen om herhaling van de COVID-19-epidemie te voorkomen.

Voor (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor dient u o.a. antibacteriële middelen, maskers, handschoenen en luchtreinigers aan te schaffen voor gebruik op kantoor. U moet procedures opstellen voor desinfectie, temperatuurcontroles van werknemers en afstandsmaatregelen. Via een interne besluit moeten COVID-19-preventietaken aan het personeel worden toegewezen. Registratie is vereist om te bewijzen dat u de procedures naleeft. En er moet een lokaal besluit worden opgesteld inzake de eisen gesteld aan aan de regels voor desinfectie en de persoonlijke hygiëne van werknemers, de specifieke toegangsregels, lunchtijdregels, ontsmetting van gebouwen, het verstrekken van beschermende uitrusting aan de werknemers en andere noodzakelijke maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan.

Het niet naleven van de vereiste maatregelen kan resulteren in een boete van maximaal 1 miljoen roebel of het stilleggen van uw bedrijfsactiviteiten gedurende maximaal 90 dagen.

Laat het ons weten als u vragen heeft. Wij helpen u graag bij het opstellen van de juiste documenten en het organiseren van uw terugkeer naar kantoor na de quarantaine.

Voor starters is Rusland vaak een onbekende markt met veel formaliteiten en regels. Het vraagt tijd om alles zelf uit te zoeken. Juralink kan u helpen met uw eerste stappen in de Russische markt. Wij hebben jarenlange ervaring met het begeleiden van MKB-bedrijven bij export naar Rusland. Onze kantoren bevinden zich in Nederland en in Rusland.

Juralink is door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) goedgekeurd als SIB-coach. Wij voeren individuele coachtrajecten uit in het kader van de subsidieregeling Starters International Business (SIB).

Daarbij ligt de focus op de meest efficiënte markttoegang, vereisten volgens Russische wetgeving met betrekking tot contracten, certificering en registraties. Wij bieden advies over de mogelijkheden en ondersteuning bij het indienen van verzoeken tot registratie of certificering. Denkt u aan registratie van een vennootschap, EAC (kwaliteits-)certificering, registratie bij toezichthouders voor communicatie, landbouw of gezondheidszorg etc. Persoonlijk contact met u staat voorop.

Is de SIB regeling iets voor u?

Export biedt nieuwe kansen voor uw bedrijf. Maar vraagt ook een goede voorbereiding. U hoeft niet alles alleen te doen. De regeling Starters International Business biedt hulp en een financiële bijdrage. Kijk hier voor de mogelijkheden: https://www.rvo.nl/subsidies-regelingen/starters-international-business-sib

Voor kennis op op internationaal juridisch en fiscaal gebied of voorbereiden op het betreden van de buitenlandse markt is er de voucher individuele coaching (coachingsvoucher). U kunt een voucher voor persoonlijke begeleiding door Juralink aanvragen via de SIB regeling.

© AEB

Felicitaties aan Lodewijk! De AEB Raad van de Nationale Vertegenwoordiging (“CNR”) heeft Lodewijk Schlingemann, managing partner van Juralink, herkozen als haar voorzitter.

De Association of European Businesses is de belangrijkste vertegenwoordiging van Europese investeerders in Rusland. Haar leden -meer dan 500 Europese en Russische ondernemingen – streven ernaar de samenwerking tussen de EU en Rusland te bevorderen en het investeringsklimaat van de Russische Federatie te verbeteren. De CNR fungeert als adviserend overlegorgaan met het Bestuur.

Voor meer informatie zie:

https://aebrus.ru/en/news/the_aeb_council_of_national_representation_cnr_elected_its_chairman_and_his_deputy/

Buitenlandse bedrijven die vanwege COVID-19 niet (tijdig) aan hun contractuele verplichtingen jegens een Russische partner kunnen voldoen, kunnen een verklaring van force majeure (overmacht) aanvragen bij de Russische Kamer van Koophandel en Industrie.

Deze verklaring dient als bewijs dat de niet-nakomende partij niet aansprakelijk kan worden gesteld voor schade of boetes als gevolg van vertraagde of niet-nakoming.

De Kamer van Koophandel en Industrie (‘CCI’) verleent de verklaring van overmacht alleen voor verplichtingen die voortvloeien uit contractuele verbintenissen en die betrekking hebben op het grondgebied van Rusland. Niet de coronavirus epidemie zelf is de basis van de overmacht. Basis van overmacht zijn de wettelijke maatregelen van de Russische autoriteiten die directe verboden en beperkingen opleggen en het daardoor voor de partijen onmogelijk maken om aan hun verplichtingen te voldoen.

Maatregelen die de toegang tot Rusland beperken om het virus te bestrijden, worden erkend als overmacht. Dergelijke maatregelen maken het voor buitenlanders tijdelijk onmogelijk om de Russische Federatie binnen te komen voor het uitvoeren van installatie, onderhoud, reparatie en andere diensten onder een contract. Andere omstandigheden kunnen niet worden toegeschreven aan overmacht, maar worden als normale ondernemersrisico’s beschouwd. Met name: verslechtering van de economische toestand van de onderneming, een wijziging in de wisselkoers en devaluatie van de nationale valuta.

Een verklaring van overmacht kan worden aangevraagd middels een verzoek aan de CCI. Naast de aanvraag moet ook het volledige contract met alle bijlagen worden ingediend en een gedetailleerde onderbouwing met verwijzing naar alle omstandigheden van overmacht en bevestiging daarvan door de relevante autoriteiten. De aanvraag moet in het Russisch zijn en kan worden ingediend via een gevolmachtigde.

De Russische CCI in Moskou geeft certificaten van overmacht af specifiek voor internationale transacties. Zij levert op dit moment extra inspanningen om alle aanvragen snel te beoordelen.

Houd u wel rekening met het volgende. Ook als een beroep op overmacht een partij ontslaat van aansprakelijkheid voor (schade en boetes vanwege) het niet (tijdig) nakomen van contractuele verplichtingen, dan moet deze alsnog nakomen zodra de omstandigheden van overmacht zijn beëindigd. Een recht op ontbinding van de overeenkomst bestaat alleen indien dit uitdrukkelijk in de overeenkomst is bepaald. Onenigheid over de nakoming van contractuele verplichtingen en andere consequenties van overmacht in een specifiek contract moet door de rechtbank worden beslist.

Wij helpen u graag verder.

Vanwege COVID-19 blijven de Russische grenzen tot mei gesloten. Dit kan gevolgen hebben voor buitenlanders met een Highly Qualified Specialist (HQS) -status, zowel binnen als buiten Rusland.

In het algemeen hebben houders van een HQS-visum die in Rusland verblijven nu de mogelijkheid om hun visum registratie tot 90 dagen te verlengen, maar de situatie is wat ingewikkelder voor houders van een HQS-visum die in het buitenland vastzitten. Deze personen kunnen pas op 1 mei 2020 terugkeren naar Rusland. Deze termijn kan nog worden verlengd door de Russische regering.

Om de HQS-status van hun buitenlandse werknemers te behouden, zullen de werkgevers het overeengekomen salaris moeten blijven betalen (min. RUB 167.000, – bruto per maand). Bovendien kan het Russische Ministerie van Binnenlandse Zaken de werkvergunning annuleren van een werknemer die zes maanden of langer in het buitenland verblijft.

Het Ministerie van Arbeid van de Russische Federatie is van mening dat werken op afstand vanuit het buitenland niet kan worden toegestaan ​​omdat werkgevers geen veilige arbeidsomstandigheden kunnen garanderen en omdat werken op afstand niet expliciet is toegestaan ​​in de Russische arbeidswetgeving.

Om buitenlandse werknemers van een Russische entiteit toch in staat te stellen legaal vanuit het buitenland te werken, moet de werkgever ervoor zorgen dat alle relevante interne documenten aanwezig zijn.

Voor elk specifiek geval gelden verschillende factoren, en voor elk daarvan zijn verschillende documenten nodig:

• Kunnen ze vanuit een ander land werken? Dan moet er een overeenkomst over de overstap naar werken op afstand worden ondertekend.
• Kunnen ze worden overgeplaatst naar een andere functie? Dan moet een bevel tot tijdelijke overplaatsing naar een andere functie worden afgegeven.
• Wat zijn de redenen voor de buitenlandse werknemer om in het buitenland te zijn? (zakenreis, vakantie, overmacht, enz.) Dan moet een bevel tot verlenging van een dergelijke reden worden verstrekt.
  

Als u nu HQS-medewerkers buiten Rusland heeft die wachten om terug te komen, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen voor hulp met de documentatie en gedegen advies.

Het Russische Ministerie van Werk heeft uitgelegd hoe het zit met werken tijdens de vrije “quarantainedagen” die door president Poetin zijn aangekondigd. Bij werken op afstand (vanuit huis) blijft het nodig een aanvulling op de arbeidsovereenkomst te laten ondertekenen door werkgever en werknemer. Een e-mailtje volstaat niet!

Het is wel tijdelijk toegestaan om de vereiste arbeidsdocumenten elektronisch uit te wisselen. Een papieren origineel kan dan achteraf volgen. Daardoor kunnen bedrijven die nog geen thuiswerken hadden geregeld, gewoon doorgaan met werk. Belangrijk blijft uiteraard dat de werknemers alle geldende quarantainevereisten respecteren om infectie met het coronavirus te voorkomen.

Neem contact op als u wilt weten hoe u thuiswerken in uw bedrijf in Rusland kunt regelen.

Op 25 maart heeft president Poetin in decreet nr. 206 extra vrije dagen aangekondigd van 30 maart tot 3 april 2020, met behoud van salaris. Deze maatregel is bedoeld om de verspreiding van het coronavirus te vertragen door mensen aan te moedigen thuis te blijven.

Dit decreet is niet van toepassing op werknemers uit de volgende vitale categorieën:

(a) continu opererende organisaties;

(b) medische en apotheekorganisaties;

c) organisaties die de bevolking voorzien van levensmiddelen en goederen voor de eerste levensbehoeften;

d) organisaties die dringend werk uitvoeren onder buitengewone omstandigheden;

e) organisaties die dringende reparatie- en afhandelingsoperaties uitvoeren.

Als een bedrijf in een van de categorieën uit de lijst valt, hebben werknemers geen recht op de extra vrije dagen. Van 30 maart tot 3 april 2020 werken ze zoals gewoonlijk. Werkgevers hoeven voor hen geen speciale werkopdracht uit te vaardigen om te werken in het weekend, en ze hoeven ook geen toestemming van de werknemer te verkrijgen.

Wij zijn van mening dat het decreet van de president moet worden uitgevoerd, omdat het op basis van de grondwet bindend is voor het grondgebied van de Russische Federatie. Wanneer een bedrijf zijn werknemers toch laat werken gedurende de aangegeven periode kan dit, gezien het buitengewone karakter van de huidige situatie, leiden tot aansprakelijkheid. Aansprakelijkheid kan zijn:

• Administratief: een boete tot 30.000 roebel of opschorting van activiteiten tot 90 dagen;
• Strafrechtelijk: vrijheidsbeneming voor één jaar tot vijf jaar.

In zijn toespraak op 25 maart kondigde Vladimir Poetin ook de implementatie aan van economische maatregelen zoals:

• Een verlaging van de sociale betalingen voor kleine en middelgrote ondernemingen van 30% naar 15%;
• Ziekteverlof tot het einde van het jaar ter hoogte van één minimumloon;
• Belastinguitstel (met uitzondering van BTW) voor kleine en middelgrote ondernemingen;
• Een moratorium van zes maanden op het indienen van faillissementsaanvragen;
• Een belasting van 13% op interesten ontvangen door burgers met een totaal spaartegoed van meer dan 1 miljoen roebel;
• Een verhoogde dividendbelasting van 15% in plaats van 2%.

Laat het ons weten als u vragen heeft hebt over de vrije dagen, toepasselijke salarissen of andere maatregelen.

Ministerie van Binnenlandse Zaken van Rusland: aanvragen voor werkvergunningen hervat en alle categorieën van visa verlengd vanaf 19 maart vanwege de verspreiding van COVID-19.

Vanaf 19 maart kunnen vreemdelingen een verlenging krijgen van hun tijdelijk verblijf in de Russische Federatie. Alle categorieën visa en tijdelijk verblijf (voor buitenlanders die geen visum nodig hebben) kunnen worden verlengd. Dit geldt ook voor mensen met een reeds verlopen visum.

Om dit te doen, moeten buitenlandse burgers een aanvraag indienen bij de dichtstbijzijnde territoriale instantie van het ministerie van Binnenlandse Zaken (‘MBZ’) van de Russische Federatie met een verklaring die in een willekeurige vorm is opgesteld.

Tijdelijke verblijfsvergunningen en verblijfstitels kunnen ook worden verlengd als ze verlopen zijn.

Daarnaast hervat het MBZ de ontvangst van aanvragen voor toestemming om buitenlandse werknemers in dienst te nemen en werkvergunningen voor buitenlandse onderdanen die zich al op het grondgebied van Rusland bevinden. Aanvragen voor buitenlandse onderdanen in het buitenland worden nog steeds opgeschort.

Ook kunnen arbeidsmigranten een nieuw octrooi aanvragen zonder daarvoor Rusland uit te reizen en zonder aansprakelijk te zijn als zij zich niet aan de termijnen voor een dergelijke aanvraag hebben kunnen houden.

Voor uw referentie: https://мвд.рф/contacts/presscenter/comments/item/19813472 (alleen in het Russisch)

Vanaf 18 maart 2020 tot 1 mei 2020 hanteert de Russische Federatie zeer strenge toegangsbeperkingen voor buitenlanders. De maatregel werd genomen door de Russische regering in Decreet Nr. 635-Р van 16 maart 2020 in de strijd tegen het COVID-19 virus.

Zakenreizigers, toeristen, buitenlandse familieleden worden niet toegelaten in Rusland, ook niet als zij via Belarus komen of de Witrussische nationaliteit hebben.

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken van de Russische Federatie schorst tijdelijk de aanvaarding op van aanvragen, de uitvoering en de afgifte van alle categorieën van visa aan buitenlandse burgers en staatlozen.

Sommige categorieën buitenlanders zijn vrijgesteld van het Decreet, zoals diplomaten, medewerkers van internationale organisaties en hun gezinsleden. Ook mensen die werkzaam zijn in het internationale weg-, spoor-, zee- en luchtvervoer en mensen die vanwege het overlijden van een naast familielid naar Rusland komen vormen een uitzondering op de regel.

Personen die permanent in Rusland verblijven kunnen ook naar hun huis in Rusland terugkeren.

Daarnaast hebben het Ministerie van Binnenlandse Zaken van Rusland en zijn territoriale lichamen tijdelijk de aanvaarding opgeschort van aanvragen, de verwerking en afgifte van:

– uitnodigingen om de Russische Federatie binnen te komen en

– werkvergunningen voor de bovengenoemde buitenlandse burgers.

Neemt u gerust contact op voor meer informatie.

Wij verwijzen u ook naar Decreet 635-р (alleen in het Russisch): http://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001202003170002